Wil je geen tijd meer verliezen met de communicatie met patiënten? Of wil je de interne communicatie binnen je praktijk verbeteren? We geven je 4 tips waarmee je je communicatie verbetert. Met patiënten, maar ook intern.

1. Verminder no-shows met geautomatiseerde communicatie

Herinneringen via automatische mails en sms’en verminderen het aantal no-shows in jouw praktijk. En er zijn nog tal van toepassingen waar geautomatiseerde communicatie je praktijk een boost geeft. Informeer patiënten bijvoorbeeld wanneer ze hun afspraak vergeten zijn, door simpelweg een status toe te wijzen.

Vergeet zeker niet je mail te personaliseren. Zorg ervoor dat gegevens als de naam van de patiënt, het uur van de afspraak, of de naam van de dokter automatisch ingevuld worden. Zo is je mail persoonlijk, en zal de patiënt zich meer betrokken voelen bij je praktijk. Ook bij automatische sms'en is personalisatie belangrijk.

2. Informeer patiënten met notificaties

Met een notificatie informeer je je patiënt wanneer hij of zij de afspraak boekt. Dat is zeer nuttig wanneer je bijkomende informatie wil geven.

Een notificatie is ook een handig hulpmiddel om je secretariaat te herinneren aan informatie die ze nodig hebben op het moment dat ze afspraken inboeken. Wanneer kies je voor een notitie, en wanneer voor een pop-up? Als de informatie zeer belangrijk is, kies je best voor een pop-up. Wanneer je kiest voor een pop-up zal de persoon die een afspraak wil boeken in je agenda een pop-up melding krijgen in het midden van zijn of haar scherm. Een notitie is minder schreeuwerig dan een pop-up, en dus aangeraden wanneer je informatie geeft die net iets minder belangrijk is.

3. Communiceer eenvoudig binnen je praktijk

Interne communicatie is erg belangrijk voor je praktijk. Met een groepsoverzicht weet je altijd wanneer je collega’s beschikbaar zijn. Zo storen jullie elkaar niet, maar kan je wel snel bij hen terecht. Heb je nood aan een langer gesprek zonder gestoord te worden? Plan dan een intern boekbaar afspraakmoment. Dat is een werkblok dat enkel gereserveerd kan worden door een collega.

Soms heb je geen tijd om tussen consultaties uitgebreide meetings met collega’s te plannen. Schrijf dan snel een intern bericht. Je collega ziet het onmiddellijk wanneer hij of zij even tijd heeft. Je kan ook eenvoudig taken toewijzen aan de agenda van jouw collega's. Dat is heel wat overzichtelijk dan een gedecentraliseerde aanpak.

4. Zoek niet meer naar mailadressen en gsm-nummers

Verlies geen tijd meer met het opzoeken van gsm-nummers en mailadressen. Met slechts enkele klikken informeer je alle patiënten met een afspraak op een door u gekozen dag. Je stelt een mail of sms op die je naar al de geselecteerde patiënten verstuurt. Wil je snel een mail of sms sturen naar een bepaalde patiënt? In de Mya online agenda kan je dat rechtstreeks vanuit de patiëntfiche doen, en in de pop-up van een afspraak.